Heute lesen Sie hier keinen Beitrag zu kreativen Vermarktungskampagnen, keine Interpretation frischer Studienergebnisse aus dem Universum des Marketings und ebenso wenig kritische Bewertungen von aktuellen POS-Promotions oder Fachanzeigen.
Nein, dieser Text soll dazu beitragen, die Effizienz Ihrer täglichen Routine im Umgang mit E-Mails zu steigern. Will Ihnen dabei helfen, der überbordenden Flut an elektronischen News Herr zu werden anstatt sich von tatsächlich oder vermeintlich dringenden Nachrichten treiben zu lassen. Und sich dadurch …
… entspannter, leichter, heiterer zu fühlen 😉
Wir alle kennen es – bereits am frühen Morgen füllt sich der Eingangsordner mit neuen Nachrichten, die völlig unsortiert und gleichberechtigt eintreffen und automatisiert chronologisch aufgelistet werden. Einen funktionierenden SPAM-Filter setzen wir voraus, sodass die offensichtlichen „Müll-Messages“ bereits komplett in einem separaten Ordner ihrer Vernichtung harren. Doch auch die Restmenge an „relevanten“ E-Mails ist meist umfangreich und ihre Bearbeitung erfordert Aufmerksamkeit, Konzentration und kostet dadurch einen signifikanten Anteil der verfügbaren Tages-/Arbeitszeit. Hinzu kommt freilich noch die Lawine an ungefilterten Informationen, die via Smartphone-Chats, Smartwatch-/ Smartspeaker-Meldungen, Ansagen vom Bordcomputer im Auto, TV- und Radiomeldungen etc. täglich auf uns zurollt. Die Menge in Kombination mit den Inhalten trägt dazu bei, dass sich unser Gehirn zusehends schwerer damit tut, Prioritäten zu setzen und das Konzentrationsniveau über 8 Stunden (oder mehr) hoch zu halten. Bedenken wir, dass unser biologischer „Computer“ nur eine begrenztes Volumen an – guten! – Entscheidungen pro Tag treffen kann, wird uns klar, dass eine Priorisierung der empfangenen Informationen unabdingbar ist.
Zu diesem kleinen Exkurs seien für weitere Ausführungen zum Thema „Gehirn/Gedächtnis“ die Bücher vom Neurowissenschaftler Martin Korte empfohlen (der Herr Professor schreibt erfreulich verständlich; auch für neurowissenschaftliche Laien).
Vor diesem Hintergrund erlebt das „Inbox-Zero-Konzept“ eine Renaissance. Sicher kennen Sie diese Methode oder andere Konzepte zur Effizienzsteigerung im Umgang mit E-Mails. Aber mal ehrlich und unter uns: Haben Sie eines dieser Modelle längerfristig und stringent umgesetzt? Falls es Ihnen geht wie mir, wäre jetzt ein guter Zeitpunkt, einen neuen Anlauf dafür zu nehmen.
Um was geht es genau?
Das bestechende am Inbox-Zero-Konzept ist seine simple Struktur, die eine unmittelbare Umsetzung ermöglicht. Das Prinzip: Alle Mails werden in (drei) festen Zeitfenstern pro Tag nach vier Ordnungskriterien sortiert und danach weiterbearbeitet. Sehr anschaulich hat Berater Andreas Wiehrdt diese Methode illustriert:
Jede Nachricht wird kategorisiert.
Der sich daraus ergebende Arbeitsablauf lässt sich wie folgt schematisieren:
vereinfacht aber mit etwas Übung den Arbeitstag:
Flowchart für effizientes E-Mail-Management
Quelle: Andreas Wiehrdt
Es ist also relativ leicht, eine übersichtliche Struktur zu etablieren. Das Ziel der Übung ist erreicht, wenn alle E-Mails in der Inbox bearbeitet wurden und der Eingangsordner danach völlig leer ist. Die Beschränkung auf drei feste Zeitfenster am Tag ist ebenfalls wesentlich, damit der Ansatz funktioniert. Wer nicht andauernd damit beschäftigt ist, seine E-Mails zu checken, verfällt nicht in Aktionismus und behält souverän den Überblick. Deshalb sollte die Benachrichtigungsfunktion zu neuen Nachrichten auf dem Desktop abgeschaltet sein!
Jetzt lachen Sie? Fragen sich, wie das gehen soll, wenn Kollege X, Vorgesetzte Y oder Kunde Z unmittelbare Reaktion einfordert? Wenn Geschäftspartner es gewohnt sind, allerspätestens nach 30 Minuten eine Antwort zu erhalten? Nun, natürlich ist dieses Modell ein Holzschnitt. Je nachdem, in welchem betrieblichen Umfeld, in welcher Funktion man tätig ist, ändern sich die Rahmenbedingungen und damit auch die Anforderungen an z. B. die Reaktionsgeschwindigkeit auf Nachrichten. Aber es geht auch nicht darum, die Idee unreflektiert 1:1 umzusetzen. Nein, eine nach individuellen Erfordernissen konfigurierte Adaption des Konzepts ist der Königsweg und hilft tatsächlich dabei
- Wichtiges von Unwichtigem zu trennen
- wesentliche von dringlichen Themen zu differenzieren
- Prioritäten zu setzen und damit
- effizienter zu arbeiten!
Im Prinzip geht es mit dem Hilfsmittel der „Inbox-Zero“ darum, durch die äußere gut gegliederte Ordnungs- bzw. Ordnerstruktur für eine emotionale Entlastung zu sorgen und leistungsfähiger zu werden. Das gestresste Gehirn erholt sich und ist dadurch bereit für besseres Arbeiten und überlegtere Entscheidungen. Mir hilft es beispielsweise schon, wenn ich alle Aufgaben und Projekt-Themen handschriftlich auf ein DIN-A4-Blatt schreibe und per Nummerierung priorisiere.
Mehr über das Inbox-Zero-Konzept finden Sie in diesem Youtube Beitrag vom Inbox-Zero-„Erfinder“ Merlin Mann persönlich.