Die Datenmenge wächst …
Daten. Der Stoff aus dem Befürchtungen, Hoffnungen und ganze Geschäftsmodelle sind. Mit dem Anwachsen der Menge an digitalen Daten steigen auch die Risiken für Verlust und Missbrauch dieses wertvollen Rohstoffs des Informationszeitalters. Wachsen gleichzeitig auch die Chancen, die aktuellen und künftigen Herausforderungen unserer Zeit besser zu bewältigen. Fakt ist: die Menge der gespeicherten und verwalteten Daten wird kontinuierlich größer. Wie riesig die weltweite Datenmenge ist, wird in solch abstrakten Größen wie Peta- oder Exabytes gemessen. Lese ich, kann die Werte umrechnen, beeindruckt mich aber nur auf der kognitiven Ebene. Packend werden die Dimensionen, stellen wir sie in bildlichen Vergleichen dar, denn dann erhalten wir eine Emotion, ein starkes Gefühl für die Größe der Datenmenge. Nehmen wir uns das Terabyte (TB) als Kennziffer. Ein TB kennen Sie, das entspricht der Kapazität einer gängigen externen Festplatte, die Sie in jedem Elektrofachmarkt für ca. 50,- € erwerben können. Angenommen, 1 TB entspräche einem Kubikmeter Wasser, würde die weltweite Datenmenge (von 33.000 Exabytes) dem 23,6-fachen des Wasserbestands der Erde entsprechen. Wow! Weitere beeindruckende Vergleiche finden Sie auf dieser Website.
… auch bei Ihnen im Betrieb
In den Unternehmen werden die Bestände an digitalen Daten immer umfangreicher. 2019 verwalteten Firmen weltweit mit insgesamt 13,5 Petabyte (1 PB = 1000 TB) ca. 40 Prozent mehr Datenvolumen als im Vorjahr 2018 (9,7 PB). Dieser rasante Anstieg ist nicht monokausal, sondern durch das Zusammenwirken mehrerer Ursachen zu begründen. Die wichtigsten Treiber sind laut einer Umfrage im Mittelstand die Digitalisierung in allen Unternehmensbereichen, die Internetanbindung von immer mehr Geräten (IoT), Cloud Computing und die weitere Verbreitung mobiler Endgeräte.
Sicher arbeiten auch Sie mit zahlreichen Systemen zur Datenerfassung, -verwaltung und -speicherung. Mit Anwendungen, die Ihnen Daten liefern und die von Ihnen mit Daten gefüttert werden. Mit zentralen Programmen, die das gesamte Unternehmen durchziehen wie Lebensadern der Organisation. In Marketing und Vertrieb kennen wir die gängige Erfassungs, Steuerungs- und Reporting-Angebote von SAP und/oder Salesforce sowie spezifische Software-Lösungen, u. a. im Bereich der Marktforschung. Insbesondere die großen generischen Systeme sind für manche Anwendung allerdings nicht flexibel und individuell genug, um die Wunschergebnisse der Nutzer zu liefern.
Challenge Informations-Management
Die Herausforderung angesichts der anschwellenden Datenflut liegt im intelligenten Management der Informationen. Welche unternehmensrelevanten Daten sind notwendig, damit daraus zielführende Schlüsse für Marketing und Vertrieb gezogen werden können? Und welche Anwendungen sind so flexibel, dass Ihr Unternehmen auf eigene Interessen zugeschnittene Daten sinnvoll erhebt?
Zahlreiche Unternehmen haben dafür eine Lösung gefunden, die wir uns heute als anschauliches Beispiel aus dem Bereich der Vertriebssteuerung betrachten wollen:
Der Schlüssel dafür, ein genau passendes System zu finden: die richtigen Fragen in einer adäquaten Logik zu stellen und eine Software zu nutzen, die dies umsetzen kann. Der Weg dahin ist steinig, aber mit den folgenden Fragen kommen Sie Ihrem Ziel einen großen Schritt näher:
– Welche Informationen werden zur effektiven und effizienten Außendienststeuerung benötigt?
– Welche Soft- und Hardware ist dafür erforderlich?
– Wie sollen die Mitarbeiter geschult werden?
Man könnte einfach mal loslegen und mehrere Seiten lange Einsatzberichte mit dazugehörigen Fragenkatalogen für den Außendienst definieren, um möglichst viele Informationen zu erhalten. Quantität ist aber nicht gleich Qualität. Gemäß der scherzhaften Phrase „Garbage in, Garbage out“ (kurz: GIGO), erzeugen sinnfreie Computer-Eingaben unbrauchbare Ergebnisse. Der Rechner ist leider (noch) nicht selbstständig in der Lage, Sinn von Unsinn zu unterscheiden. Auf unseren Fall des Vertriebsmanagements angewandt, ergibt sich ein ähnliches Problem: Wenn Fragen ohne Aussagekraft gestellt werden, erhalten wir sehr wahrscheinlich auch wertlose Antworten, sodass die daraus folgende Auswertung theoretisch in die „Ablage P“ wandern könnte.
Vor diesem Hintergrund ist fast selbsterklärend, dass bereits die Datenerhebung in Einsatzberichten des Außendienstes gründlicher Vorüberlegungen bedarf. Nur dann können brauchbare Rückschlüsse gezogen und Handlungsmöglichkeiten aus den anschließenden Auswertungen abgeleitet werden.
Neben der Wahl eines geeigneten Systems für die Datenerhebung sind vor allem die folgenden Fragestellungen interessant:
WAS WIRD ERFASST?
WIE WIRD ERFASST?
WAS WIRD WIE AUSGEWERTET?
Wesentliche Punkte bei der Planung der Implementierung
–Detaillierungsgrad: Wie sehr können Sie bei der Erstellung von Fragenkatalogen in die Tiefe gehen? Besteht die Möglichkeit, Fragen in Abhängigkeit zu setzen? Können Sie verschiedene Antwortarten definieren? Können Sie auf eine Frage vielleicht mehrere Arten von Antworten geben?
–Flexibilität: Wie einfach kann sich die Software auf Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen einstellen? Wie schnell und wie oft können Sie die Vorgaben an den Außendienst anpassen? Welche spontanen Handlungsmöglichkeiten haben Sie, um nach einer erfolgten Auswertung den Fragenkatalog Ihren gegebenenfalls neuen Anforderungen anzugleichen?
–Lernaufwand: Wie intuitiv und selbsterklärend ist die Software? Benötigen Sie aufwendige Schulungen und überwiegt der Mehraufwand oder sogar die Ersparnis durch das Digitalisieren? Können Sie auf Anhieb mit wenig Aufwand die Software nutzen und leicht in bestehende Prozesse integrieren?
–Einsatz überall möglich: Können Sie von jedem Gerät und von überall aus Daten erfassen? Hat der Außendienst einfachen Zugriff innerhalb der Märkte und kann schnell auf andere Geräte umsteigen? Werden die Daten live übertragen oder müssen sie nachträglich übermittelt werden?
–Wissensdatenbank/Cloudlösung: Haben Sie die Möglichkeit, Dateien wie beispielsweise Bilder hochzuladen und mit Einsätzen, Kunden oder ganzen Vertriebsschienen zu verknüpfen?
Antworten darauf und maximale Flexibilität bietet ein Tool, das seit 20 Jahren bei zahlreichen Markenartiklern eingesetzt wird. Eine Anwendung, die Sie kennen sollten, wenn Sie Vertriebsverantwortung tragen. Die Software bietet:
-Eine selbsterklärende Benutzeroberfläche
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